Press Release Cuma Perlu Pas Krisis Aja?

source : Pixabay.com/Free- Photos

Press release merupakan salah satu produk komunikasi yang lazim ditemukan dalam sebuah organisasi. Ketika suatu organisasi ingin mempublikasikan informasi secara resmi terkait lembaganya, biasanya mereka akan mempublikasikan press release baik melalui media online maupun konvensional. Publikasi press release oleh sebuah organisasi umumnya bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada khalayak umum mengenai situasi yang terjadi dalam organisasi tersebut. Hal ini dikarenakan, press release yang terbit biasanya akan mengatasnamakan organisasi dan menunjukkan sikap organisasi tersebut secara eksplisit melalui satu pintu komunikasi resmi.

Pada praktiknya, penulisan press release dapat mencegah terjadinya simpang siur informasi yang dapat membuat perbedaan interpretasi publik terhadap organisasi. Melalui informasi yang dimuat dalam press release, publik akan mendapat kepastian kebenaran informasi yang sumbernya dapat dipercaya. Ada banyak situasi yang dapat dituliskan oleh organisasi menjadi sebuah press release. Beberapa hal yang umumnya dimuat dalam press release antara lain yakni mengenai acara yang berlangsung di organisasi tersebut, perubahan situasi manajerial organisasi, informasi terbaru mengenai pengembangan produk maupun layanan, informasi pelengkap terkait press release yang sudah terbit sebelumnya, serta pernyataan organisasi atas suatu isu maupun krisis yang tengah terjadi.

Tanggung jawab untuk menerbitkan sebuah press release dalam organisasi biasanya dipegang oleh bagian humas/ public relations. Tugas ini sejalan dengan salah satu fungsi humas yakni menjaga hubungan dengan pihak internal maupun eksternal organisasi serta mempertahankan citra positif di mata publik. Pelimpahan tugas ini kepada bagian tertentu memiliki peran yang penting. Jika otoritas publikasi press release berada dalam satu pintu komunikasi, maka pernyataan atas informasi yang dipublikasikan akan memiliki kesamaan pemahaman.

Press release hendaknya ditulis menggunakan bahasa yang efektif dan informatif serta menghindari kemungkinan ambiguitas yang muncul. Ini dilakukan agar informasi yang tersampaikan dapat dipahami oleh target audience. Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam penulisan press release antara menulis secara sistematis, mengandung informasi yang penting dan menarik, penggunaan bahasa yang sesuai dengan target audience, bersifat faktual serta bukan merupakan opini dari penulis. Jika press release mengandung hal-hal tersebut, tentu informasi yang disampaikan akan lebih efektif. Adapun press release yang bertujuan untuk menarget institusi media tertentu (televisi ataupun surat kabar), perlu memperhatikan keselarasan dengan kepentingan media yang akan memuat press release tersebut.

Format penulisan press release tergantung kepada organisasi yang mempublikasikan tulisan tersebut, akan tetapi press release yang berbentuk pemberitaan (news) akan menggunakan skema penulisan piramida terbalik yang berbentuk sebagai berikut:

1. Judul
2. Lead (Gambaran umum terkait isi press release)
3. Isi berita (Dimulai dari informasi penting hingga informasi tambahan)

Dalam penulisan press release, penting untuk menyantumkan nama seseorang sebagai contact person serta penanggung jawab atas kebenaran informasi yang dituliskan dalam press release.